Objet et périmètre
AXIUM STATION est une application professionnelle de gestion des stations-service et des opérations associées. Elle permet notamment de suivre les ventes, versements, crédits et règlements, stocks, inventaires, flotte, bons de livraison et opérations de dépotage. Selon les accès activés par l’organisation, elle donne également accès à des fonctions de ressources humaines connectées.
Cette politique concerne les personnes dont les informations sont enregistrées ou consultées dans l’application : utilisateurs, employés, chauffeurs, pompistes, contacts clients et personnes liées aux opérations. Les données commerciales et opérationnelles peuvent aussi se rapporter à une personne identifiable, par exemple lorsqu’une opération est associée à un client ou à un opérateur.
Données traitées
| Comptes et accès | Nom, prénom, adresse e-mail, fonction, identifiant de compte, rôles, permissions, rattachement à une station ou à un lieu d’empotage, ainsi que, si renseignés, photo, signature ou cachet. Les informations de session et jetons nécessaires à l’authentification et aux services connectés sont également traités. |
|---|---|
| Personnel et contacts | Coordonnées professionnelles des utilisateurs, chauffeurs, pompistes et contacts clients. Les dossiers chauffeur peuvent inclure adresse, téléphone, date de naissance, numéro, catégorie et dates du permis, ainsi qu’une photo du permis. |
| Stations et flotte | Informations sur les stations, lieux d’empotage, cuves, pompes, véhicules, immatriculations, chauffeurs et lieux associés. Les coordonnées géographiques enregistrées concernent les établissements et lieux opérationnels. |
| Opérations et finances | Ventes, index de pompes, volumes et produits, stocks, inventaires, versements, montants, dates, modes et références de paiement, banques, justificatifs, crédits clients, échéances, règlements et commentaires. Les opérations peuvent être reliées à une station, un client et à l’utilisateur qui les a saisies ou validées. |
| Livraisons et dépotage | Bons de livraison, photos ou documents associés, camion et chauffeur, produits et volumes, dates et étapes de l’opération, compartiments, mesures de creux, écarts, contre-pleins, validations et personnes ayant participé au suivi. |
| Ressources humaines | Selon les modules utilisés : informations d’employés, présences et réclamations de pointage, demandes et justificatifs de congé, plannings, missions et documents liés. Ces données sont échangées avec AXIUM RH. |
| Sécurité & Système | Données techniques nécessaires à la connexion et à la sécurisation du service. Si les notifications du navigateur sont activées, un jeton de notification associé au compte est utilisé pour leur acheminement. |
* Les données effectivement présentes dépendent des modules utilisés et des informations saisies par l’organisation et ses utilisateurs.
Finalités et bases du traitement
- Créer et administrer les comptes, authentifier les utilisateurs et appliquer leurs rôles et permissions.
- Gérer les activités d’une station : ventes, stocks, inventaires, versements, crédits et suivi financier.
- Organiser et tracer les livraisons de produits pétroliers, leur transport et leur dépotage.
- Gérer les dossiers de flotte et relier les opérations aux stations, véhicules et intervenants concernés.
- Fournir, lorsque l’organisation active les modules correspondants, des fonctions RH et le suivi de demandes.
- Assurer le fonctionnement, l’assistance, la sécurité et la prévention des accès ou usages non autorisés.
Les traitements sont effectués pour les besoins de l’activité professionnelle de l’organisation, de l’exécution des services demandés, de la tenue des opérations et du respect de ses obligations. La base juridique applicable dépend du contexte de l’organisation ; son administrateur interne peut vous la préciser.
Cartes et localisation
AXIUM STATION enregistre des coordonnées de stations, dépôts ou autres lieux opérationnels lorsqu’elles sont ajoutées ou modifiées par un utilisateur. Sur l’écran de création d’un lieu sans coordonnées, le navigateur peut demander l’autorisation d’utiliser la position de l’appareil pour centrer la carte.
Cette fonction n’est pas un suivi continu. L'utilisateur peut refuser cette demande et saisir manuellement les informations. Les cartes s'appuient sur les services Google Maps / Google Places.
Services connectés et destinataires
Les données sont accessibles aux personnes autorisées par l’organisation. Elles peuvent aussi être traitées par les services suivants selon les modules activés :
- AXIUM Identity : Authentification et gestion des accès.
- AXIUM RH : Gestion des ressources humaines, congés et présences.
- Service Transport connecté : Suivi de flotte et données de transport.
- Firebase Cloud Messaging (Google) : Envoi de notifications optionnelles.
- Prestataires techniques : Hébergement et maintenance sous contrat de confidentialité.
Sessions et notifications
Le site utilise des mécanismes de session essentiels à la connexion et à la sécurité. Aucun cookie publicitaire ou de traçage commercial n'est utilisé sur cette plateforme. Les notifications du navigateur sont purement facultatives.
Durée de conservation
Les durées varient selon le type de donnée et les obligations comptables ou légales. Les données métiers sont conservées selon la politique interne de l'organisation utilisatrice d'AXIUM STATION.
Sécurité
L’accès est strictement protégé par authentification et gestion des rôles. Nous appliquons des protocoles de chiffrement et de limitation des tentatives de connexion pour garantir la sécurité globale du service.
Vos droits et vos démarches
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation sur vos données personnelles. Pour exercer ces droits, vous devez vous adresser directement à l'administrateur de votre organisation.
Cette politique décrit les fonctionnalités et échanges identifiés dans AXIUM STATION. Elle ne remplace pas les informations complémentaires que l’organisation déployant la solution doit communiquer sur ses propres traitements.